Инструкция за деловодната дейност

О Б Щ И Н А Г О Р Н А О Р Я Х О В И Ц А

ИНСТРУКЦИЯ
ЗА ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ В ОБЩИНА ГОРНА ОРЯХОВИЦА

Раздел първи
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1. /1/ Тази инструкция урежда организацията и технологията за осъществяване и управление на деловодната дейност в съответствие с Единната държавна система за деловодството за регистрация и контрол на документооборота в Общинска администрация Горна Оряховица.
/2/ Основна цел на тази инструкция е осигуряването на:
1. Висока ефективност, единна организация и оперативност на управленската и документационната дейност;
2. Високо качество на съставянето на документите;
3. Унифицирано съставяне, оформяне и обработване на документите;
4. Взаимна връзка и взаимозависимост между документите, свързани с определени управленски или стопански процеси;
5. Висока интеграция и автоматизация на информационните процеси;
6. Ефективност на информационно-справочната дейност;
7. Ефективен текущ контрол по изпълнение на решенията и задачите;

Чл.2. /1/ Предмет на инструкцията са:
1. Регистрация на първоначалния документ в Деловодната система за входяща и изходяща и вътрешно-ведомствена документация;
2. Организацията на работата с регистрацията, с предложенията, сигналите, жалбите, молбите, исканията и заявленията на гражданите и с преписките на държавни институции, организации, юридически и публични лица;
3. Информационно-деловодната дейност, свързана с контрола по спазване на сроковете;
4. Изисквания към служителите във връзка с осъществяване на деловодната дейност;
5. Прилагане на организационно-технически средства при извършване на деловодната дейност.
/2/ Програмен продукт “Акстър офис” е информационно-управленска система, чрез която се организира целия документооборот, преминаващ през деловодството на Центъра за информационно, административно обслужване и други услуги на гражданите /ЦИАОДУГ/ и го насочва към отговорните изпълнители /ръководство на Община Горна Оряховица.

/3/ На деловодно регистриране подлежат следните видове документи:
1. Документи от тип „служебна кореспонденция”: писмо; доклад; докладна записка; служебна бележка; становище;
2. Документи по Административно процесуалния кодекс: заявление; сигнал; предложение; писма по подавани сигнали;
3. Документи, подавани по Закона за достъп до обществена информация: заявления – образец за предоставяне на документи;
4. Други документи: заповед, в т.ч. заповед за командировка; инструкция; споразумение; договор; анекс към договора; приемо-предавателен протокол; призовки по съдебни дела и др.;
5. Документи, постъпили по електронната поща на Община Горна Оряховица.

/4/ Не подлежат на деловодна регистрация следните документи:
1. Периодични печатни издания (в т.ч. вестници, списания, бюлетини и др.);
2. лична кореспонденция;
3. честитки и поздравления;
4. покани за културни, бизнес, спортни и др. прояви;
5. финансово-счетоводни (с изключение на придружаващите ги писма) документи;
6. статистически документи;
7. техническа документация;
8. погрешно доставените, които се връщат не разпечатани на изпращача.
Чл.3. Информационно-деловодната дейност в Община Горна Оряховица се осъществява в “Центъра за информационно, административно обслужване и други услуги на гражданите” /ЦИАОДУГ/ от деловодител и други служители, на които са възложени деловодни функции.
Чл.4. /1/ Ръководството и контрола по правилната организация на деловодството, документооборота и общинския архив се осъществява от Секретаря на общината.
/2/ Отговорност за нормалното протичане на деловодната дейност носят заместник-кметове, директори на дирекции, експерти и специалисти.
/3/ Секретаря на общината определя реда и осигурява места и длъжностни лица за размножаване на документи за служебно ползване.

Раздел втори
ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ

Чл.5. /1/ Ръководителите и специалистите са длъжни да познават и спазват разпоредбите на тази инструкция.
/2/ Всички документи и искания / заявления на гражданите и юридически лица се приемат и предават само чрез деловодството.
/3/ Служителите от деловодството обработват материалите веднага след получаването им.
/4/ Служителите нямат право да получават и работят с документи, които не са регистрирани, резолирани и взети за контрол.
Чл.6. /1/ Кметът, Заместник-кметовете и Секретарят преглеждат и резолират документите в деня на получаването им. Резолюцията се поставя върху самия документ и трябва да определя изпълнителя, задачата, срока на изпълнението й, дата на резолирането и подписа на резолиращия. Деловодителят въвежда поставените резолюции в Деловодната система - “Акстър офис” и предава документа на изпълнителя.
/2/ Съответният директор пренасочва чрез резолюция изпълнението на задачите по даден документ към конкретен изпълнител, предава за отразяване на резолюцията в Деловодната система – “Акстър офис” на деловодителя, който предава документа на изпълнителя.
Чл.7. За правилното протичане на деловодната дейност Заместник-кметовете, Секретарят, Директора на дирекция са длъжни:
1. Да запознават служителите в дирекциите с тази инструкция и да следят за изпълнението й;
2. Да следят за правилно и срочно изпълнение на произтичащите от документите задачи;
3. Да осигуряват служителите, на които предстои прекратяване на трудовото или служебно правоотношение, да предават с протокол поверената им документация на определени длъжностни лица.
Чл.8. С цел осигуряване на правилно приемане, регистриране и придвижване на документите по пътя на изпълнението им, задължения на специалистите от деловодството са:
1. Приемането на документи и тяхното предоставяне на първия резолиращ;
2. Предаването на документите по хода на технологичния процес от първата до последната стъпка;
3. Отразяването на движението на документите в системата за регистрация и контрол на преписките.
4. Предаването на готовите документи, или тяхното изпращане по пощата или по друг ред.
Чл.9. Във връзка с подготовката и създаването на документите специалистите, които изготвят документа, трябва да осигурят:
1. Обоснована, достоверна и убедителна мотивировка с точна и ясна формулировка;
2. Създадените документи, предимно писмата, да не съдържат текстове, отнасящи се до различни проблеми;
3. Използват факс и е-mail съобщенията за уреждане на спешни проблеми;
4. При необходимост изискват изпращане на кореспонденцията чрез специализирани пощенски услуги /с обратна разписка или препоръчани писма/;
5. Копират и размножават материали само в необходимите количества.
Чл.10. Във връзка с контрола по изпълнение на задачите, произтичащи от документите, служителите са длъжни да спазват следния ред:
1. Когато с текста към документа (резолюцията), нормативно не е определен срок за изпълнение, произтичащите от документа задачи трябва да бъдат изпълнени в седемдневен срок;
2. Документи с неотложен характер се обработват в деня на получаването им;
3. Когато с резолюция са определени няколко изпълнители, водещ организатор на изпълнението е длъжностното лице, посочено на първо място;
4. Преките изпълнители са длъжни да изпълняват качествено и в срок възложените им задачи, както и да сигнализират възложителя при очертаващо се неизпълнение или закъснение.
Чл.11. Забранява се на служителите от Общината да запознават със съдържанието на служебни документи лица, които нямат пряко служебно отношение към тях.

Раздел трети
ОСНОВНИ ФУНКЦИИ НА ДЛЪЖНОСТНИТЕ ЛИЦА, ОСЪЩЕСТВЯВАЩИ ДЕЛОВОДНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.12. Деловодното обслужване включва дейностите:
1. Приемане, разпределяне и предаване на документите;
2. Регистрация;
3. Размножаване;
4. Контрол по спазването на сроковете;
5. Текущо пазене на документите.
Чл.13. /1/ Дейността „Приемане, разпределяне и предаване на документите” обхваща:
1. Приемане на всички входящи служебни документи и заявления за структурите на общинската администрация;
2. Приемане на всички изходящи документи от структурите на общинската администрация;
3. Регистрация и разпределение на постъпилите документи;
4. Предаване на документите по предназначение за изпълнение;
5. Изпращане на изходящите документи.
/2/ Дейността „Регистрация” обхваща:
1. Приемане на документи и регистриране в Деловодната система – “Акстър офис” за регистрация и контрол на преписки чрез попълване на всички реквизити, определени в системата – вид на документ, кратко описание на съдържанието на документа в „относно”, направление, име и адрес на кореспондента;
2. Записване на префикса и номера на документа, снет от системата, върху самия документ;
3. Пренасочване на документи, съгласно резолюция, поставена от съответните длъжностни лица;
4. Изпращане по предназначение на регистрираните документи.
/3/ Дейността „Размножаване” обхваща:
1. Предаване на материалите по дадена преписка за размножаване;
2. Приемане на размножените материали, разпределение и предаване по предназначение.
/4/ Дейността „Контрол по спазване на сроковете” обхваща:
1. Непрекъснат контрол на подлежащите за изпълнение документи от служителите на общината;
2. Вземане на сведения и даване справки и информация за изпълнението на задачите;
3. Генериране на отчет на изпълнените задачи.
/5/ Дейността „Текущо запазване” обхваща:
1. Съхраняване в рамките на текущата година на следните документи: всички изходящи служебни документи; отговори на молби; удостоверения; становища; разрешения; заповеди на кмета, заповеди за настаняване в общински жилища, пълномощни;
2. Систематизиране на приетите документи по номенклатури;
3. Правене на справки по дадени заявки от служителите и гражданите, титуляри по преписките;
4. Обработка и предаване на документите за съхраняване в началото на следващата година в архива на общината.

Раздел четвърти
ОСНОВНИ ПРАВИЛА ЗА СЪСТАВЯНЕ И ОФОРМЯНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ

Чл.14. Съставянето на документите е процес, при който се определя съдържанието на документите. Текстът на документите се формулира при спазване на специфичните изисквания за съставянето му, граматическите правила на български език и общите правила на административно-учрежденския стил и управленската култура.
Чл.15. /1/ Оформянето на документите е техническа дейност, която се осъществява в съответствие с действащите български стандарти.
/2/ Документите се оформят в зависимост от техния вид и предназначение – заповеди, решения, указания, доклади, програми, информация, отчети, протоколи, служебни писма, списъци, описи, справки и други.
/3/ Оформянето на други видове документи се регламентират със специални разпоредби.
/4/ Разположение на реквизитите на документа:
1. Името на адресата и неговите адресни данни се разполагат в горната лява част на документа.
2. Съдържателната форма (Относно..., На Ваше писмо №..., Мотиви ... и др.) се разполага в горната лява част на документа под името на адресата;
3. Встъпителната етикетна формула (обръщението) се разполага в лявата част на документа след съдържателната формула или след описанието на действието (Нареждам, Обявявам и т.н.);
4. Описанието на приложенията се разполага в левия долен край на документа и се подравнява с отстъпа за нов ред;
5. Името, длъжността и подписът на адресанта се разполагат в долния ляв край на документа и се подравняват с името на адресата;
6. Имената на съгласувалите и на изготвилите документа се отбелязват само на втория екземпляр и се разполагат в долния ляв край на документа, след подписа на адресанта.
Чл.16. Вътрешните устройствени и регламентиращи документи се утвърждават от Кмета на Общината.
Чл.17. Към представените за подпис документи, длъжностното лице, съставило документа, прилага и съпровождащи документи /ако има такива/, по повод на които е съставен основния документ.
Чл.18. /1/ Организационно-разпоредителните документи трябва да съдържат достоверни точно изложени факти и данни, да са мотивирано обосновани с ясно и точно формулирани предложения, решения, препоръки и пр., съобразени с нормативните изисквания.
/2/ Заповеди се утвърждават само от Кмет, а при негово отсъствие от определено със заповед лице за заместване.
/3/ В увода на всяка заповед задължително се вписва мотиви и правното основание, въз основа на което тя се издава, като се посочва точния параграф или член на съответния нормативен акт.
/4/ Заповедите при промяна на трудовото или служебно правоотношение се подготвят от Главен експерт „Управление на човешките ресурси” или от Главен специалист „Човешки ресурси”, като предварително се съгласуват със Заместник-кмет по съответната дейност или Секретар, Юрисконсулт, Главен счетоводител, Директор дирекция „АПО”, след което се подписват от Кмет.
Чл.19. /1/ Оригиналните изходящи документи се съставят и оформят на бланка, която съдържа логото и името на Общината.
/2/ Подписването на изходящата кореспонденция се извършва от кмета, а при негово отсъствие документите се подписват от определен със заповед негов заместник.
/3/ Изходящите документи се съставят в толкова екземпляри, колкото са получателите и един екземпляр за класиране към дело от длъжностното лице, изготвило съответния документ.
/4/ Към екземпляра от изходящата поща, който е класиран към дело се прилага и съпровождащи документи /ако има такива/, по повод на които е съставен основния документ.
/5/ Всички заповеди, освен упоменатите в чл. 18, ал. 4 се изготвят в четири екземпляра. В два от тях да се изписват изготвил и съгласувал. Един екземпляр с подписи на съгласувалите да остава при лицето, което е изготвило документа, а другия се прилага в заповедната книга при Старши специалист канцелария.
Чл.20. Обозначението „Вярно с оригинала” се поставя /когато това е необходимо/ на всяка страница на документа, придружено с дата, подпис и печат на удостоверяващия, а на последната страница подписът да е придружен от длъжността и имената /собствено и фамилно/ на удостоверяващия.
Чл.21. /1/ Заверен препис от документ се издава на външни юридически и физически лица, само след писмено искане и в съответствие със закона.
/2/ Верността на преписа с оригинала се удостоверява с подпис на длъжностното лице, което съхранява оригиналния документ.
/3/ Копия и преписи от документи по реда и условията на Закона за достъп до обществена информация се предоставят без заверка „Вярно с оригинала” и „Вярно”.

Раздел пети
ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Чл.22. Входящата и изходящата кореспонденция се получава и обработва от деловодителите в „Центъра за информационно, административно обслужване и други услуги за граждани”.
1. Спешната кореспонденция се предава веднага на получателя;
2. Кореспонденцията се получава от 09.30 часа до 10.30 часа, предава се на ръководството за резолюция до 11.30 часа. Резолираните документи се предоставят на деловодството за регистрация и обработка и се предават от 14.00 до 15.00 часа на длъжностните лица за изпълнение.
3. Всяка сутрин в 11.30 часа обработената поща се предава в „Български пощи” ЕАД ПС-Горна Оряховица.
4. В 16.30 часа се предават експресните пратки от служител в ЦИАОДУГ.
Чл.23. /1/ Движението на основните деловодни операции по входящите и вътрешни документи се извършва в следната последователност:
1. Получаване на документа;
2. Регистриране в системата за регистрация и контрол по преписките;
3. Предаване на документите за резолиране;
4. Въвеждане на резолюциите към документите в системата за регистрация и пренасочване към указания в резолюцията изпълнител;
5. Изпращане на документите по предназначение за изпълнение;
6. Снемане на отчет на изпълнените задачи;
7. Предаване на готовия документ на конкретния заявител срещу подпис.
Чл.24. Деловодните операции по изходящите документи се извършват в следната последователност:
1. Създаване на организационно-разпоредителни документи;
2. Подписване на документите от съответните длъжностни лица, съгласно чл.19, ал.2 от инструкцията;
3. Извеждане и снемане от отчет, чрез отразяване в системата за регистрация и контрол на документите;
4. Изпращане на документите по предназначение.

Раздел шести
РЕГИСТРАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИТЕ

Чл.25. Регистрацията на документите се извършва в системата за регистрация и контрол на преписките в деня на получаването им. Всеки вид документ получава съответен префикс и пореден номер, които се вписват върху документа заедно с датата на регистрация.

Раздел седми
ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ, СВЪРЗАНА С КОНТРОЛА ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ

Чл.26. /1/ Контролът по изпълнението на задачите по същество се извършва от ръководителя, резолирал документа и ръководителите на дирекции.
/2/ Контролът по спазване на сроковете по искания и заявления на гражданите се извършва от Заместник-кметове, Секретар, Директор на дирекция.
Чл.27. На контрол подлежат всички документи, регистрирани в системата за регистрация и контрол по преписките, като сроковете за изпълнение на документите се определят от вида на самия документ – предмет на изпълнение или с резолюция.

Раздел осми
РЕГИСТРАЦИЯ, КОНТРОЛ И ОТЧЕТ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА РЕШЕНИЯТА НА ОБЩИНСКИ СЪВЕТ ГОРНА ОРЯХОВИЦА

Чл.28. /1/ Кметът предава решенията на Общинския съвет на Секретаря на общината за преглед и разпределяне за изпълнение.
/2/ Секретарят резолира решенията на вниманието на съответните заместник-кметове, а в ресора си - на директора на дирекцията. Те от своя страна поставят резолюция върху самия документ, с която определят изпълнителя, задачата и срока на изпълнението й.
Чл.29. Контролът по изпълнението на решенията се осъществява от Заместник-кметове, Секретар и Директор на дирекция.

Раздел девети
СЪХРАНЯВАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ В АРХИВА НА ОБЩИНАТА

Чл.30. Документите, създавани от дейността на общинската администрация или постъпили отвън във връзка с тази дейност се съхраняват съгласно изискванията на Закона за Националния архивен фонд и Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции.
Чл.31. В деловодната служба се извършва текущото съхраняване на: заповед за командироване; удостоверения; пълномощни; обявления и копия на жалби за съответната календарна година.
Чл.32. /1/ Всички останали документи, възникващи в резултат от дейността и във връзка с осъществяването на функциите на структурните звена от общинската администрация, се съхраняват текущо от самите тях – до приключване на оперативната работа със самите документи, като същите се групират в дела, формирани по хронологичен или предметен признаци.
/2/ При прекратяване на трудовото или служебно правоотношение на длъжностни лица със задължение по съхраняването на документи в съответното структурно звено се извършва приемо-предаване с протокол и по опис на делата.
Чл.33. Делото представлява група документи с еднакъв срок на съхранение, свързани по вид, тематика или по друг признак, относими към пряката дейност на съответното структурно звено.
Чл.34. /1/ За организиране, съхраняване и използване на документите, с които е приключила текущата работа в Общината, се поддържа архив по учреждения.
/2/ В архива на Общината се съхраняват следните видове документи, подлежащи на дългосрочно и постоянно съхранение.
1. Всичките индивидуални административни актове на кмета на Общината и на други овластени органи, без тези от текущата година;
2. Разплащателните ведомости на Общината и на ликвидираните общински учреждения и предприятия, както и на техните предшественици, само след предварително съгласуване с Териториалното поделение на Държавния архив;
3. Личните досиета на напусналите и освободени служители от общинската администрация и от ликвидирани общински учреждения и предприятия;
4. Счетоводните регистри и отчети и документите за данъчен контрол и финансов одит;
5. Регистри за гражданското състояние :
5.1. Регистър за раждане /акт за раждане, съобщение за раждане, молби и заявления/;
5.2. Регистър за брак /акт за брак, съобщение за брак/;
5.3. Регистър за смърт /акт за смърт, съобщение за смърт/.
6. Картотечни регистри :
6.1. Активна част /живи български граждани и чужди граждани с постоянно пребиваване в РБ/;
6.2. Пасивна част /ЛРК за починали и изселени/.
7. Специализираните карти, общите и подробните устройствени планове, кадастралните регистри;
8. Протоколите на Общинския експертен съвет по устройство на територията;
9. Разрешенията за строеж;
/3/ За архива на Общината се осигуряват подходящи помещения с условия за приемане, съхраняване и използване на документите.
/4/ За улесняването на работата с архивните фондове на Общината, същите се класифицират и съхраняват по схема, осигуряваща бърз достъп до архивните документи и материали.
/5/ Достъп до архива и права за работа с архивните материали и документи имат само длъжностни лица, упълномощени чрез длъжностната си характеристика или чрез писмена заповед на кмета.
/6/ Ползването на архивни материали и документи от специализирания архив на дирекцията, в т. ч. предоставянето на консултации и ползване на техническа документация от адвокати и вещи лица във връзка и по съдебни дела, става само с разрешение на ресорния Заместник-кмет, Секретаря и Директора на дирекцията.
Чл.35. /1/ В края на всяка календарна година, но не по-късно от 30 юни на следващата година, в общинския архив се предават приключени документи и материали от деловодната служба и от структурните звена на общинската администрация, в които текущо се формират и съхраняват дела с документи и материали.
/2/ Предаването на документите и материалите се извършва съгласно номенклатурата на делата по описи на делата, формирани при текущата работа с тях и с приемо-предавателни протоколи.
/3/ Входящ документ, по силата на който трябва да се извърши регистриране, вписване, поправка или допълване в регистрите с актове за гражданско състояние, става неразделна част от съответния акт по гражданско състояние и оригиналът му се съхранява по реда на чл. 34. За този документ, въз основа на писмено уведомление от длъжностното лице по гражданско състояние до деловодството, в системата за регистрация се отразява вида, номера и датата на акта по гражданско състояние, към който е приложен и оставен за съхранение.
Чл.36. Унищожаването на документи в Община Горна Оряховица става съгласно разпоредбите на чл. 49 от Закона за Националния архивен фонд и чл. 44 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции и при спазване на Закона за защита на личните данни.

Раздел десети
ИЗПОЛЗВАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ПЕЧАТИТЕ

Чл.37. /1/ Печатите на Общината се водят на отчет в специален регистър, който се води надлежно от Директор дирекция „АПО”.
/2/ За наличието, съхранението и използването на печатите отговаря персонално длъжностното лице, което ги е получило срещу подпис.
Чл.38. /1/ Длъжностните лица, упълномощени да съхраняват и ползват печатите на Община Горна Оряховица, както и реда за тяхното ползване се определят със заповед на Кмета.
/2/ Подпечатват се документите, подписани от Кмет, Заместник-кметове, Секретар, Главен архитект или упълномощени от Кмета на общината длъжностни лица, като длъжностните лица полагащи печата трябва да са проверили автентичността на подписа. Забранява се подпечатването на документ без подпис.
/3/ На подпечатване подлежат всички екземпляри, оформени на хартиен носител, включително оставащите на съхранение в структурните звена.
Чл.39. Забранено е изнасянето на печатите извън структурните звена, в които те се използват и съхраняват, както и предоставянето им за ползване на други лица, освен отразените в регистъра.
Чл.40. Излезлите от употреба печати се унищожават по нормативния ред от комисия, определена със заповед на кмета.
Чл.41. При възникнала необходимост от изработване на нови печати, Директорите на дирекции представят на Секретаря на Общината писмена заявка, съгласувана от съответния ресорен Заместник-кмет и одобрена от Кмета на Община Горна Оряховица.

Раздел единадесети
АДМИНИСТРАТИВНО-НАКАЗАТЕЛНА ОТГОВОРНОСТ

Чл.42. Отговорниците и изпълнителите от всички управленски нива, на които се възлага изпълнението на решения и задачи носят лична отговорност пред прекия си ръководител.
Чл.43. Кмета на Общината може да налага със свои заповеди наказания, съобразно разпоредбите на Кодекса на труда и Закона за държавния служител на служители от общинската администрация, които системно не изпълняват възложени задачи или не са изпълнили една или повече задачи, произтичащи от изискванията на тази инструкция и са във връзка с преките им служебни задължения.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§ 1. Ръководителите и служителите в общинската администрация са длъжни да познават, спазват и изпълняват разпоредбите на тази инструкция.
§ 2. Контролът по прилагането и спазване на разпоредбите на инструкцията се осъществява от Секретаря на Община Горна Оряховица.
§ 3. Настоящата Инструкция е утвърдена от Кмета на Община Горна Оряховица със Заповед № 1601/07.06.2016 год. и влиза в сила от датата на утвърждаването й.

Прикачени файлове:

Файл	Качил	Размер	Последна промяна
Инструкции за деловодна дейност	Връзки с обществеността	256 Kb	8.06.2016 15:49
Заповед - инструкции за деловодна дейност	Връзки с обществеността	115 Kb	8.06.2016 15:49